10 συνήθη προβλήματα εκτυπωτή και πώς να τα λύσετε

50 τοις εκατό των κλήσεων γραφείου βοήθειας σχετίζονται με τον εκτυπωτή.

Αυτές οι κλήσεις είναι συνήθως από ταραγμένους υπαλλήλους που προσπαθούν να εκτυπώσουν ένα ζωτικής σημασίας έγγραφο. Νιώθουν ότι ο εκτυπωτής είναι έτοιμος να τους πάρει, καθώς συμπεριφέρεται πάντα άσχημα όταν τον χρειάζονται περισσότερο. Τα προβλήματα του εκτυπωτή προκαλούν απώλεια χρόνου και χαμηλή παραγωγικότητα.

Ως ιδιοκτήτης ή διευθυντής επιχείρησης, θα πρέπει να αναζητήσετε τρόπους επίλυσης αυτών των προβλημάτων.

Για να σας βοηθήσουμε, ακολουθούν δέκα κοινά προβλήματα εκτυπωτή και πώς να τα επιλύσετε.

1. Ο εκτυπωτής δεν ενεργοποιείται

Ελέγξτε αν ο εκτυπωτής είναι συνδεδεμένος στην πρίζα. Παρόλο που αυτό ακούγεται σαν απίθανο, δεν θα πιστεύετε πόσο συχνά συμβαίνει. Οι εργαζόμενοι συνήθως βιάζονται να εκτυπώσουν ένα έγγραφο και δεν καταλαβαίνουν γιατί δεν ενεργοποιείται ο εκτυπωτής.

Αντί να ελέγχουν εάν ο εκτυπωτής είναι σωστά συνδεδεμένος στην πρίζα, οι περισσότεροι υπάλληλοι καλούν το γραφείο βοήθειας. Άλλοι συνδέουν τον εκτυπωτή και ξεχνούν να ανοίξουν τον διακόπτη της πρίζας. Επομένως, προτού καλέσετε το γραφείο βοήθειας, βεβαιωθείτε ότι ο εκτυπωτής είναι σωστά συνδεδεμένος και ότι ο διακόπτης πρίζας είναι ενεργοποιημένος.

Μπορείτε ακόμη να δοκιμάσετε να συνδέσετε τον εκτυπωτή σε άλλη πρίζα, εάν δεν ανάβει.

Ωστόσο, εάν κανένα από τα παραπάνω δεν λειτουργεί, μην προσπαθήσετε να ανοίξετε μόνοι σας τον εκτυπωτή. Πιθανότατα θα προκαλέσετε μεγαλύτερη ζημιά στον εκτυπωτή, καθώς δεν έχετε ιδέα για τον σωστό τρόπο επισκευής. Το καλύτερο στοίχημά σας είναι να απευθυνθείτε σε μια επαγγελματική εταιρεία συντήρησης και επισκευής εκτυπωτών.

Αυτή η εταιρεία θα σας δώσει επαγγελματικές πληροφορίες σχετικά με το γιατί ο εκτυπωτής σας δεν θα ενεργοποιηθεί. Επίσης, αυτή η εταιρεία διαθέτει ειδικευμένους τεχνικούς που θα επιλύσουν γρήγορα αυτό το πρόβλημα.

2. Συνεχείς εμπλοκές χαρτιού

Οι εμπλοκές χαρτιού είναι σχεδόν αναπόφευκτες και τα περισσότερα γραφεία τις έχουν συνηθίσει. Ωστόσο, είναι συνετό να προσέχετε για συνεχείς εμπλοκές χαρτιού. Πρόκειται για εμπλοκές χαρτιού που συμβαίνουν συχνά, διακόπτοντας τη λειτουργία.

Στόχος σας είναι να μάθετε τι προκαλεί συνεχείς εμπλοκές χαρτιού και πώς να αποτρέψετε αυτό το πρόβλημα.

Ακολουθούν μερικές από τις πιο κοινές αιτίες εμπλοκής χαρτιού:

• Το χαρτί δεν έχει τοποθετηθεί σωστά
• Κατεστραμμένοι κύλινδροι
• Χρήση χαρτιών εκτύπωσης χαμηλής ποιότητας
• Χρήση φυσιγγίων χαμηλής ποιότητας

Επομένως, για να αποφύγετε εμπλοκές χαρτιού, επενδύστε σε κασέτες τόνερ υψηλής ποιότητας. Αγοράστε αυτά τα αξεσουάρ εκτυπωτή στο Διαδίκτυο επισκεπτόμενοι ιστότοπους όπως π.χ . Στόχος σας είναι να αποκτήσετε μια ποιοτική κασέτα τόνερ από το κορυφαίο ηλεκτρονικό κατάστημα σε προσιτή τιμή.

Επίσης, για να αποφύγετε τη φθορά των κυλίνδρων, αναζητήστε τακτικές υπηρεσίες συντήρησης του εκτυπωτή.

Παρά το γεγονός ότι κάνετε όλα τα παραπάνω πράγματα, μπορεί να συμβούν εμπλοκές χαρτιού, επομένως πρέπει να μάθετε να τις διορθώνετε.

Δείτε πώς μπορείτε να διορθώσετε τις εμπλοκές χαρτιού.

• Απενεργοποιήστε τον εκτυπωτή και αποσυνδέστε τον για να αποφύγετε προβλήματα με ηλεκτρισμό, θερμότητα και κινούμενα μέρη

• Ανοίξτε όλα τα πάνελ που οδηγούν στη διαδρομή χαρτιού για να βρείτε το κολλημένο χαρτί

• Τραβήξτε προσεκτικά το κολλημένο χαρτί

• Κλείστε τα πάνελ και ενεργοποιήστε τον εκτυπωτή (ο εκτυπωτής θα πρέπει να μηδενιστεί αυτόματα)

• Εκτυπώστε ένα δοκιμαστικό χαρτί για να βεβαιωθείτε ότι όλα λειτουργούν ομαλά

Εάν κατά λάθος σπάσετε ένα εξάρτημα του εκτυπωτή όταν βγάζετε το κολλημένο, μην προχωρήσετε περισσότερο. Σταματήστε αμέσως και καλέστε ένα επαγγελματικό σέρβις εκτυπωτών για να αποφύγετε περισσότερες ζημιές.

3. Προβλήματα Wi-Fi εκτυπωτή

Σχεδόν κάθε χρήστης εκτυπωτή έχει αντιμετωπίσει ένα από αυτά τα τέσσερα προβλήματα ασύρματης συνδεσιμότητας:

1. Ο εκτυπωτής δεν θα συνδεθεί σε Wi-Fi
2. Ο εκτυπωτής είναι συνδεδεμένος σε Wi-Fi, αλλά δεν εμφανίζεται στον υπολογιστή σας
3. Ο εκτυπωτής εμφανίζεται στον υπολογιστή σας αλλά δεν εκτυπώνει
4. Ο εκτυπωτής είναι συνδεδεμένος σε Wi-Fi και εμφανίζεται στον υπολογιστή σας, αλλά η εκτύπωση διαρκεί για πάντα

Δυστυχώς, οι περισσότεροι άνθρωποι δεν έχουν ιδέα πώς να διορθώσουν αυτά τα προβλήματα Wi-Fi του εκτυπωτή. Θεωρούν ότι αυτά τα ζητήματα είναι πολύ τεχνικά για αυτούς, αλλά δεν υπάρχουν.

Ακολουθούν τα πράγματα που μπορεί να κάνει ο καθένας για να διορθώσει αυτά τα προβλήματα συνδεσιμότητας του εκτυπωτή:

• Μετακινήστε τον εκτυπωτή πιο κοντά στο δρομολογητή Wi-Fi
• Αποσυνδέστε ή επανεκκινήστε τον εκτυπωτή
• Χρησιμοποιήστε καλώδιο LAN για να συνδέσετε τον εκτυπωτή στο δρομολογητή
• Ενημερώστε το υλικολογισμικό και τα προγράμματα οδήγησης του εκτυπωτή
• Αφαιρέστε τον εκτυπωτή από τον υπολογιστή σας και διαβάστε τον ξανά

Εάν τίποτα από τα παραπάνω δεν λειτουργεί, απευθυνθείτε σε μια επαγγελματική εταιρεία λύσεων εκτύπωσης. Αυτή η εταιρεία θα σας καθοδηγήσει για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις πιθανές αιτίες προβλημάτων Wi-Fi του εκτυπωτή. Θα προσφέρει επίσης μια έγκαιρη και αξιόπιστη λύση για αυτά τα προβλήματα.

4. Έγγραφα εκτυπωτή ξεθωριασμένα

Οι περισσότεροι υπάλληλοι θα εκτυπώσουν ένα άλλο αντίγραφο όταν το πρώτο ξεθωριάσει ή χαλάσει. Μερικοί θα εκτυπώσουν ακόμη και ένα τρίτο αντίγραφο χωρίς να διερευνήσουν τι προκαλεί το πρόβλημα. Αυτοί οι υπάλληλοι σπαταλούν πολύ χαρτί και δεν κάνουν τίποτα για να διορθώσουν αυτό το πρόβλημα.

Και για αυτο 17% από τις 27 σελίδες Οι εργαζόμενοι που εκτυπώνουν κάθε μέρα καταλήγουν στα σκουπίδια την ίδια μέρα.

Πρέπει να καθοδηγήσετε τους υπαλλήλους σας για το πώς να χειριστούν αυτό το πρόβλημα για να μειώσετε το κόστος εκτύπωσης.

Ακολουθούν μερικοί από τους τρόπους με τους οποίους μπορούν να επιλύσουν αυτό το πρόβλημα:

• Εάν έχετε εκτυπωτή λέιζερ, αφαιρέστε την κασέτα τόνερ και ανακινήστε την για να ανακατανεμηθεί η ισχύς γραφίτη
• Αντικαταστήστε την κασέτα τόνερ
• Αλλάξτε τις ρυθμίσεις πυκνότητας μελανιού/γραφίτη
• Μετακινήστε τον εκτυπωτή μακριά από περιοχές με υψηλή ή χαμηλή υγρασία
• Καθαρίστε την κεφαλή εκτύπωσης για να βελτιώσετε την απόδοση του μελανιού

Σε πολλές περιπτώσεις, η κύρια αιτία του ξεθωριασμένου κειμένου στα τυπωμένα έγγραφα είναι ένα στεγνό δοχείο. Επομένως, θυμηθείτε να αντικαθιστάτε τακτικά την κασέτα τόνερ για να αποτρέψετε αυτό το πρόβλημα.

Επίσης, δώστε εντολή στους υπαλλήλους σας να μην εκτυπώσουν άλλο αντίγραφο του πρώτου που έχει ξεθωριάσει μέχρι να επιλυθεί το πρόβλημα. Στόχος σας είναι να μειώσετε τα απορρίμματα χαρτιού και να μειώσετε το κόστος εκτύπωσης.

Επίσης, καθοδηγήστε τους υπαλλήλους σας σε διάφορους τρόπους ανακύκλωσης χαρτιού, όπως η εκτύπωση και στις δύο πλευρές. Θέλετε η επιχείρησή σας να υιοθετήσει πρακτικές πράσινης εκτύπωσης.

5. Αργή ταχύτητα εκτυπωτή

Όταν χειρίζεστε ένα έργο μαζικής εκτύπωσης, θα παρατηρήσετε ότι μετά την παραγωγή πολλών αντιγράφων, ο εκτυπωτής σας επιβραδύνεται. Αυτό το κάνει για να αποτρέψει την υπερθέρμανση και την καταστροφή του μηχανισμού εκτύπωσης. Όταν συμβεί αυτό, κλείστε τον εκτυπωτή και αποσυνδέστε τον.

Θέλετε να του αφήσετε ένα λεπτό να κρυώσει πριν συνεχίσετε την εκτύπωση.

Εάν αυτό δεν λειτουργεί, εξετάστε το ενδεχόμενο να αλλάξετε τις προτιμήσεις του εκτυπωτή. Ο εκτυπωτής σας μπορεί να είναι αργός, επειδή έχει την καλύτερη προτίμηση ποιότητας. Για να αυξήσετε την ταχύτητα, αλλάξτε αυτήν την προτίμηση σε κανονική.

Η άλλη επιλογή για τη διόρθωση ενός αργού εκτυπωτή είναι η απενεργοποίηση της αθόρυβης λειτουργίας. Ο λόγος είναι ότι ορισμένοι τύποι εκτυπωτών εκτυπώνουν αργά για να ελαχιστοποιήσουν τον θόρυβο. Επομένως, ίσως χρειαστεί να ανεχτείτε λίγο θόρυβο για να αυξήσετε την ταχύτητα εκτύπωσης.

Επίσης, θυμηθείτε να ενημερώσετε το πρόγραμμα οδήγησης του εκτυπωτή σας για να διατηρήσετε μια ευνοϊκή ταχύτητα εκτύπωσης. Ο λόγος είναι ότι τα παλιά προγράμματα οδήγησης εκτυπωτή είναι μία από τις αιτίες της αργής ταχύτητας εκτύπωσης.

Εάν καμία από αυτές τις λύσεις δεν λειτουργεί, σκεφτείτε ότι ο εκτυπωτής σας μπορεί να είναι πολύ παλιός και ήρθε η ώρα να αγοράσετε έναν νέο. Ο λόγος είναι ότι μπορεί να είναι πολύ δαπανηρό να συνεχίσετε να επισκευάζετε αυτόν τον παλιό εκτυπωτή. Μετά από όλα, ήρθε η ώρα να αποκτήσετε έναν μοντέρνο εκτυπωτή με εκπληκτικές δυνατότητες εκτύπωσης για το γραφείο σας.

6. Ο εκτυπωτής δεν σαρώνεται

Πολλά γραφεία πρέπει να αρκεστούν σε σύγχρονους εκτυπωτές που δεν σαρώνουν πλέον έγγραφα. Ισχυρίζονται ότι είναι πολύ δύσκολο να προσπαθήσουμε να διορθώσουμε αυτό το πρόβλημα. Άλλωστε, ο εκτυπωτής κάνει το κύριο καθήκον του, την εκτύπωση, οπότε οι άλλες λειτουργίες δεν έχουν σημασία.

Σωστά?

Λανθασμένος!

Η επιχείρησή σας επένδυσε σημαντικά χρήματα για την αγορά του εκτυπωτή, επομένως θα πρέπει να απολαύσετε όλες τις λειτουργίες του. Τα καλά νέα είναι ότι η επίλυση του προβλήματος σάρωσης είναι σχετικά εύκολη. Το μόνο που χρειάζεστε είναι να επανεγκαταστήσετε το πακέτο λογισμικού του εκτυπωτή σε πολλές περιπτώσεις.

Εάν αυτό δεν λειτουργήσει, επισκεφτείτε τον ιστότοπο του κατασκευαστή του εκτυπωτή και ελέγξτε την ενότητα Συχνές ερωτήσεις. Η ιδέα είναι να λάβετε την καθοδήγηση του κατασκευαστή σχετικά με τις πιθανές αιτίες αυτού του προβλήματος και πώς να το διορθώσετε.

Εάν δεν βρείτε πόρους στο διαδίκτυο σχετικά με τον τρόπο επίλυσης του προβλήματος σάρωσης του εκτυπωτή, αναζητήστε επαγγελματική βοήθεια. Στόχος σας είναι να διασφαλίσετε ότι οι υπάλληλοί σας απολαμβάνουν όλες τις λειτουργίες του εκτυπωτή γραφείου σας.

7. Ο εκτυπωτής δεν συνδέεται με φορητές συσκευές

Αν και η φορητή εκτύπωση υπάρχει εδώ και μερικά χρόνια, μερικοί άνθρωποι δεν έχουν μάθει ακόμη πώς λειτουργεί. Οι περισσότεροι υπάλληλοι δεν ξέρουν πώς να συνδέσουν φορητές συσκευές με εκτυπωτές. Αυτοί οι υπάλληλοι χάνουν πολύ χρόνο προσπαθώντας να εκτυπώσουν σε φορητές συσκευές και είναι πολύ ντροπαλοί για να ζητήσουν βοήθεια.

Άλλοι ανακατεύουν τις ρυθμίσεις του εκτυπωτή όταν τον συνδέουν στις φορητές συσκευές τους.

Ως ιδιοκτήτης ή διευθυντής επιχείρησης, είναι καθήκον σας να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους σχετικά με τον σωστό τρόπο χρήσης του εκτυπωτή γραφείου. Αφιερώστε χρόνο για να τους καθοδηγήσετε στις εφαρμογές για κινητά που θα χρησιμοποιούν κατά την εκτύπωση από το τηλέφωνό τους. Θέλετε να τα κατευθύνετε σε μια φιλική προς το χρήστη εφαρμογή που απλοποιεί την εκτύπωση σε φορητές συσκευές.

Τέλος, ενθαρρύνετέ τους να εμφανίζονται πάντα όποτε αντιμετωπίζουν προβλήματα με τον εκτυπωτή. Στόχος σας είναι να διασφαλίσετε την αποτελεσματική χρήση του εκτυπωτή για την αποφυγή ζημιών και την παράταση της διάρκειας ζωής του εκτυπωτή.

8. Ασφάλεια εκτυπωτή

Με την ανησυχητική αύξηση των επιθέσεων στον κυβερνοχώρο, οι επιχειρήσεις ανησυχούν ότι οποιαδήποτε συσκευή χρησιμοποιούν μπορεί να θέσει σε κίνδυνο την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο. Λοιπόν, έχετε δίκιο να αναρωτιέστε εάν οι εκτυπωτές μπορούν να παραβιαστούν. Δυστυχώς, οι χάκερ μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση σε οποιαδήποτε συσκευή είναι συνδεδεμένη στο διαδίκτυο.

Οι χάκερ θα στοχεύσουν τον εκτυπωτή του γραφείου σας καθώς αποθηκεύει ευαίσθητα επιχειρηματικά δεδομένα, τα οποία θα πουλήσουν σε τρίτους. Επίσης, ορισμένοι χάκερ θα μολύνουν τον εκτυπωτή σας με κακόβουλο λογισμικό προκαλώντας τη δυσλειτουργία του. Τέλος, οι χάκερ μπορούν να στοχεύσουν τον εκτυπωτή σας για να αποκτήσουν πρόσβαση σε ολόκληρο το δίκτυο της επιχείρησής σας.

Θα πρέπει να σκεφτείτε να αγοράσετε εκτυπωτές νεότερων μοντέλων για να αντιμετωπίσετε αυτές τις απειλές για την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο. Ο λόγος είναι ότι οι περισσότεροι εκτυπωτές παλαιών μοντέλων είναι εξαιρετικά ανασφαλείς. Επίσης, πραγματοποιήστε τακτικούς ελέγχους κυβερνοασφάλειας για να εντοπίσετε τρωτά σημεία στο δίκτυό σας.

9. Εκτύπωση εγγράφων με ραβδώσεις

Οι εργαζόμενοι δυσκολεύονται να διαβάσουν έντυπα έγγραφα με βρώμικες λωρίδες ή κενά διαστήματα στη σελίδα. Το πρόβλημα είναι ότι οι περισσότεροι από αυτούς δεν ξέρουν πώς να διορθώσουν αυτό το πρόβλημα. Έτσι, ελπίζουν ότι πρόκειται για ένα προσωρινό πρόβλημα με τον εκτυπωτή που θα διορθωθεί με τον καιρό.

Δυστυχώς, αυτό το πρόβλημα του εκτυπωτή δεν θα εξαφανιστεί εάν δεν κάνετε τίποτα. Τα καλά νέα είναι ότι υπάρχει μια απλή λύση σε αυτό το πρόβλημα. Το μόνο που χρειάζεστε είναι να εκτελέσετε το πρόγραμμα καθαρού εκτυπωτή και ο εκτυπωτής θα καθαριστεί μόνος του.

Μετά την εκτέλεση αυτού του προγράμματος, ο εκτυπωτής θα εκτυπώσει έναν έλεγχο ακροφυσίων. Εάν παρατηρήσετε βρώμικες ραβδώσεις στο ακροφύσιο, ελέγξτε και εκτελέστε το πρόγραμμα καθαρού εκτυπωτή δύο ή τρεις φορές ακόμη. Εάν αυτό δεν λειτουργεί, σκεφτείτε α χειροκίνητος καθαρισμός εκτυπωτή.

Ωστόσο, εάν αμφιβάλλετε για την ικανότητά σας να καθαρίσετε τον εκτυπωτή γραφείου με μη αυτόματο τρόπο, μην το ρισκάρετε. Χωρίς τις κατάλληλες δεξιότητες, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να προκαλέσετε ζημιά σε ζωτικά εξαρτήματα του εκτυπωτή, των οποίων η επισκευή ή η αντικατάσταση είναι δαπανηρή. Επιλέξτε να προσλάβετε ειδικούς για τον μη αυτόματο καθαρισμό του εκτυπωτή γραφείου σας για να μετριαστούν αυτοί οι κίνδυνοι.

Επομένως, αναζητήστε συστάσεις από άλλους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων για να βρείτε την κορυφαία εταιρεία κοντά σας που προσφέρει αυτές τις υπηρεσίες.

10. Κείμενο με παράξενη εμφάνιση ή λάθος ευθυγράμμιση

ο πρόβλημα ευθυγράμμισης είναι το άλλο κοινό πρόβλημα με τον εκτυπωτή που αντιμετωπίζουν πολλές επιχειρήσεις. Η κακή ευθυγράμμιση κάνει τον εκτυπωτή να εκτυπώνει εικόνες και κείμενο υπό γωνία. Τα περισσότερα από τα έγγραφα είναι άχρηστα και καταλήγουν στα σκουπίδια.

Ακολουθούν ορισμένα από τα πράγματα που προκαλούν κακή ευθυγράμμιση του εκτυπωτή:

• Ένα κολλημένο χαρτί
• Βουλωμένα δοχεία εκτυπωτών
• Ακατάλληλα τοποθετημένα φυσίγγια
• Χρήση φυσιγγίων χαμηλής ποιότητας

Επομένως, για να διορθώσετε έναν μη ευθυγραμμισμένο εκτυπωτή, μάθετε πώς να διορθώσετε τα παραπάνω προβλήματα. Στόχος σας είναι να διασφαλίσετε ότι ο εκτυπωτής σας παράγει έγγραφα υψηλής ποιότητας και ευανάγνωστα.

Επίλυση συνηθισμένων προβλημάτων εκτυπωτή για μείωση της σπατάλης χαρτιού

Η επιχείρησή σας θα πρέπει να αποτρέψει τα παραπάνω προβλήματα του εκτυπωτή για να μειώσει το κόστος εκτύπωσης. Θέλετε να μειώσετε τη σπατάλη χαρτιού διασφαλίζοντας προβλήματα εκτύπωσης υψηλής ποιότητας. Μάθετε λοιπόν τι προκαλεί εμπλοκές χαρτιού και πώς να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα.