Τι είναι και τι κάνει;

Ένας εικονικός βοηθός είναι κάποιος που εργάζεται εξ αποστάσεως για μια εταιρεία, εκτελώντας διοικητικές εργασίες και άλλες υπηρεσίες υποστήριξης. Παραδοσιακά, οι άνθρωποι έπρεπε πάντα να μετακινούνται στους τόπους εργασίας τους για να εργαστούν. Ωστόσο, με την αλλαγή του επιχειρηματικού περιβάλλοντος, τα στελέχη της εταιρείας έχουν συνειδητοποιήσει την πραγματικότητα ότι οι άνθρωποι δεν χρειάζεται να είναι φυσικά παρόντες στο γραφείο για να εργαστούν.

Το κόστος των χώρων γραφείου και των εργαζομένων πλήρους απασχόλησης έχει γίνει πολύ δαπανηρό για τις περισσότερες εταιρείες, ιδιαίτερα τις νεοφυείς επιχειρήσεις και τις μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις. Επίσης, καθώς οι επιχειρήσεις συνεχίζουν να συνδέονται στο διαδίκτυο, η εξ αποστάσεως εργασία γίνεται ένα πιο αποδεκτό μοντέλο επιχειρηματικής δραστηριότητας. Για να τα συμπληρώσουμε όλα, το Διαδίκτυο είναι πλέον πιο προσιτό από ποτέ, πράγμα που σημαίνει ότι όλο και περισσότερα σπίτια συνδέονται στο διαδίκτυο. Αυτό καθιστά την απομακρυσμένη εργασία όχι μόνο προτιμότερη αλλά και εφικτή. Αυτό που σημαίνει όλα αυτά είναι ότι ως εικονικός βοηθός, μπορείτε πλέον να βοηθήσετε τις εταιρείες από την άνεση του γραφείου σας στο σπίτι.

Τούτου λεχθέντος, υπάρχουν όρια στο τι μπορεί να κάνει ένας εικονικός βοηθός. Όμως, η τεχνολογία κλείνει γρήγορα αυτά τα κενά, καθιστώντας τους εικονικούς βοηθούς εξίσου ολοκληρωμένους και χρήσιμους με τους βοηθούς εσωτερικής εγκατάστασης. Για παράδειγμα, ο εικονικός βοηθός σας μπορεί να οργανώσει συναντήσεις με άτομα με τα οποία δεν μοιράζονται έναν φυσικό χώρο. Το μόνο που χρειάζεται να κάνουν είναι να χρησιμοποιήσουν  για να ευθυγραμμιστούν όλοι σε μια ημερομηνία συνάντησης.

Τι σημαίνει να είσαι εικονικός βοηθός;

Ένας εικονικός βοηθός μπορεί να εργαστεί ως υπάλληλος πλήρους απασχόλησης σε μια εταιρεία. Αυτό συμβαίνει συνήθως όταν μια εταιρεία έχει ευαίσθητες πληροφορίες που δεν θέλει να γνωστοποιηθούν σε τρίτους. Ωστόσο, οι εταιρείες που επικεντρώνονται στη μείωση του κόστους προτιμούν να προσλαμβάνουν ανεξάρτητους εικονικούς βοηθούς. Ως ελεύθερος επαγγελματίας ή ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης εικονικού βοηθού, μπορείτε να υπογράψετε μια σύμβαση για να παρέχετε τις υπηρεσίες σας σε όσες εταιρείες θέλετε.

Οι καθημερινές ευθύνες ενός εικονικού βοηθού μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με την εταιρεία ή τη λειτουργία στην οποία εργάζονται. Για παράδειγμα, ένας εικονικός βοηθός για ένα γραφείο/τμήμα μάρκετινγκ μπορεί να εκτελεί εργασίες όπως η διαχείριση μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Ένας εικονικός βοηθός για έναν Διευθύνοντα Σύμβουλο εταιρείας μπορεί να χειρίζεται εργασίες όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη διαχείριση του δρομολογίου του αφεντικού του.

Τι πρέπει να γνωρίζετε για την έναρξη μιας επιχείρησης εικονικού βοηθού

Η έναρξη μιας επιχείρησης εικονικού βοηθού είναι μια αρκετά απλή διαδικασία που περιλαμβάνει τα εξής:

  • Επιλέγοντας μια αγορά-στόχο
  • Απόφαση για την/τις υπηρεσία/ες που θα τους προσφέρουμε
  • Εγγραφή εταιρείας
  • Εξοπλίζοντας την επιχείρησή σας με το απαραίτητο λογισμικό και υλικό
  • Τιμολόγηση των υπηρεσιών σας
  • Βρείτε τον πρώτο σας πελάτη

Αυτές οι δραστηριότητες δεν έχουν συγκεκριμένη σειρά, αν και λογικά, θα πρέπει να βρείτε πελάτες ως το τελευταίο σας βήμα. Μπορείτε να προσδιορίσετε πελάτες προς στόχευση, αλλά δεν μπορείτε να τους εγγραφείτε εάν δεν έχετε δομή τιμολόγησης ή εάν η εταιρεία σας δεν είναι εγγεγραμμένη.

Η εγγραφή και η αδειοδότηση της επιχείρησής σας εξαρτάται από τους κανονισμούς της πόλης ή της κομητείας σας. Να είστε έτοιμοι να πληρώσετε ένα τέλος για να λάβετε την άδειά σας. Μπορεί επίσης να υπάρχουν κάποιες χρεώσεις που σχετίζονται με την έναρξη λειτουργίας της εταιρείας σας. Ωστόσο, καθώς η δική σας είναι μια εικονική επιχείρηση, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το κόστος που σχετίζεται με τις εγκαταστάσεις, τις μετακινήσεις ή τη διατήρηση μόνιμων υπαλλήλων.

Οι υπηρεσίες που προσφέρετε ως εικονικός βοηθός θα εξαρτηθούν από τις δεξιότητές σας και από το τι θέλει ο πελάτης-στόχος σας. Εάν, για παράδειγμα, είστε λογιστής, η επιχείρησή σας μπορεί να ειδικευτεί στην παροχή υπηρεσιών τήρησης βιβλίων. Εάν η αγορά-στόχος σας προτιμά να συνεργαστεί με μια επιχείρηση που παρέχει μια πλήρη σειρά από διοικητικά καθήκοντα, σκεφτείτε να αναβαθμίσετε ή να δημιουργήσετε μια ομάδα με διαφορετικές δεξιότητες. Η χρέωση μπορεί να είναι ωριαία ή μπορείτε να επιλέξετε να πουλήσετε τις δεξιότητές σας ως πακέτο.

Για να βρείτε πελάτες, να δικτυωθείτε στις κοινωνικές σας πλατφόρμες, να ελέγξετε τους τοπικούς καταλόγους, να ζητήσετε παραπομπές ή να αναζητήσετε σε διαδικτυακούς πίνακες θέσεων εργασίας.

Γιατί να εργαστείτε με έναν εικονικό βοηθό

Εάν είστε ιδιοκτήτης μιας εγχώριας επιχείρησης, δεν χρειάζεται να χειρίζεστε μόνοι σας διοικητικές ή υπουργικές εργασίες. Καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει, δεν θα μπορείτε να χειριστείτε όλες τις εργασίες αποτελεσματικά. Η πρόσληψη ενός εικονικού βοηθού θα σας βοηθήσει να αφαιρέσετε τέτοιες εργασίες από το πιάτο σας, ώστε να μπορείτε να συγκεντρωθείτε σε εργασίες ανάπτυξης της επιχείρησης.

Επιπλέον, μπορεί να βρείτε τον εαυτό σας ανεπαρκή για τις περισσότερες εργασίες στην επιχείρησή σας. Η εκπαίδευση του εαυτού σας μπορεί να διαρκέσει πολύ χρόνο, τον οποίο μπορεί να μην έχετε. Στο τέλος, θα βρείτε πιο οικονομικά αποδοτικό να προσλάβετε ένα άτομο που είναι ήδη εξειδικευμένο στο να κάνει αυτές τις εργασίες. Ένα εξειδικευμένο άτομο μπορεί επίσης να προτείνει τρόπους βελτιστοποίησης των διαδικασιών σας ή μπορεί ακόμη και να είναι ικανός να εντοπίσει ευκαιρίες που μπορεί να εκμεταλλευτεί η επιχείρησή σας.

Για να προσλάβετε έναν εικονικό βοηθό:

  1. Καταγράψτε τις εργασίες που κάνετε καθημερινά.
  2. Διαχωρίστε τη λίστα σε δύο μέρη: Το ένα δείχνει εργασίες που πρέπει να κάνετε μόνοι σας και δεν μπορείτε να αναθέσετε και το άλλο δείχνει τα στοιχεία που μπορείτε να αναθέσετε.
  3. Αναθέστε εργασίες που είναι χρονοβόρες, επαναλαμβανόμενες ή εργασίες για τις οποίες δεν είστε ειδικευμένοι. Για παράδειγμα, εργασίες που απαιτούν δεξιότητες πληροφορικής.
  4. Βρείτε μια υπηρεσία μίσθωσης για σύμβαση ή να προσλάβετε ένα άτομο μέσω μιας πλατφόρμας ανεξάρτητης εργασίας ή ζητήστε παραπομπές από τα επαγγελματικά σας δίκτυα.

συμπέρασμα

Η εργασία γραφείου ή η εργασία για την οποία δεν είστε καλά εξοπλισμένοι μπορεί να σας βαλτώσουν και να σας εμποδίσουν να επιτύχετε πιο σημαντικούς επιχειρηματικούς στόχους. Μπορείτε να ελαφρύνετε το βάρος μιας τέτοιας εργασίας προσλαμβάνοντας έναν εικονικό βοηθό που εργάζεται είτε ανεξάρτητα είτε ως εργολάβος. Όσον αφορά άλλες εργασίες, όπως η διαχείριση συσκέψεων, η λήψη πρακτικών συσκέψεων και τα στοιχεία ενεργειών, α Εικονικός βοηθός AI όπως ο  θα κάνει τη δουλειά για σένα.